Ein Fahrtenbuch führen gilt als zeitaufwändig und lästig. Doch nur ordnungsgemäße Aufzeichnungen werden vom Fiskus mit Steuervorteilen bedacht, wie zahlreiche Gerichtsurteile beweisen.

Beanstandet das Finanzamt Aufzeichnungen über Pkw-Fahrten, wird der Privatanteil bei Selbstständigen und Arbeitnehmern pauschal besteuert. Daher sollte der Gegenbeweis über die tatsächlich angefallenen Kosten und Touren mittels Fahrtenbuch formal korrekt erfolgen, auch wenn das auf die Dauer äußerst lästig ist.

Denn werden die Eintragungen anschließend nicht anerkannt, war die ganze Arbeit umsonst. Finanzbeamte durchleuchten ganz genau, ob das vorgelegte Fahrtenbuch auch ordnungsgemäß geführt worden ist.

Diese streng formale Haltung des Fiskus hat der Bundesfinanzhof in einer Reihe von Entscheidungen bestätigt. Wollen Berufstätige ihre Fahrten steuerlich optimal absetzen, sollten sie diese Rechtsprechung beachten.

Zur Abgrenzung der dienstlichen von den privaten Fahrten sind zwingend ordnungsgemäße Fahrtenbücher nötig.

Das setzt vollständige und fortlaufende Aufzeichnungen voraus. Zudem sollte zeitnah geführt werden. Das bedeutet insbesondere, dass ein Fahrtenbuch zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr ohne größeren Aufwand abgeändert werden kann.

Dies ist nicht mehr der Fall, wenn das Fahrtenbuch erst im Nachhinein anhand von Notizzetteln und dem Terminkalender erstellt wird, selbst wenn die Angaben stimmen â–ș (Az. VI R 27/05). Keine Anerkennung finden auch gerundete Kilometer-Angaben â–ș (Az. VI B 65/04) oder Kopien â–ș (Az. IV R 62/04).

Werden Aufzeichnungen nur für einen Teil des Jahres gemacht, ist das an sich ordnungsgemäße Fahrtenbuch von vornherein ungeeignet, um geltend gemachte berufliche Strecken zu belegen â–ș (Az. VIII B 33/06).

Aufzeichnungen mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms genügen nicht, denn hier können am eingegebenen Datenbestand problemlos nachträgliche Änderungen vorgenommen werden â–ș (Az. VI R 64/04).

Das ist zwar grundsätzlich kein Ausschlussgrund. Korrekturen sind aber nur dann zulässig, wenn die im Fahrtenbuch ordnungsgemäß dokumentiert sind. Daher genügen Eintragungen in eine Excel-Tabelle nicht den gesetzlichen Anforderungen â–ș (Az. V B 197/05). Handelsübliche Softwareprodukte berücksichtigen diese Belegpflicht.

Generell gilt: Das Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Exkursionen Angaben zu Datum, Ziel, Reisegrund und für jede einzelne Fahrt den Gesamtkilometerstand des Pkw enthalten. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur ausnahmsweise zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird â–ș (Az. VI R 87/04).

Selbst bei Handelsvertretern ist das Fahrtenbuch ohne Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner fehlerhaft â–ș (Az. X B 14/05). Bietet der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung keine hinreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit, darf das Finanzamt die Privatfahrten pauschal mit einem Prozent vom Listenpreis besteuern.

Dabei müssen die Beamten aber als Billigkeitsmaßnahme eine Deckelung berücksichtigen. Hiernach dürfen maximal die Jahreskosten für den Pkw als Bemessungsgrundlage dienen, sonst käme es zu einer verfassungswidrigen Übermaßbesteuerung â–ș (Az. XI R 59/04).

Die Finanzverwaltung fordert bei einem Fahrtenbuch mindestens folgende Angaben â–ș (Az. IV A 6 - S 2177 – 1/02): Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich oder beruflich veranlassten Fahrt Reiseziel, Reisezweck, Route bei Umwegen und aufgesuchte Geschäftspartner Motiv der dienstlichen Fahrt wie beispielsweise ein Kundenbesuch Ortsangabe, aus der sich der aufgesuchte Geschäftspartner zweifelsfrei ergibt.

Enthält eine dienstliche Fahrt auch private Ziele, ist der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufzuzeichnen. Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben.

Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit reicht jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Abkürzungen im Fahrtenbuch sind für häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke erlaubt, wenn sich selbsterklärend sind.

Quelle: Robert Kracht